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2016-08-08
ERP專欄之五十四
數據對ERP系統的重要性
  ERP行業里流傳很廣的一句話是“三分技術,七分管理,十二分數據”,由此可見,數據對于ERP系統的重要性。數據如人體的血液,是系統運行的支撐和前提,基礎數據則是系統信息的根源,由此構筑統一的信息共享平臺。
  一、什么是基礎數據
  ERP系統的基礎數據量大面廣,從不同角度可以有不同的分類,如靜態數據和動態數據。靜態數據是不隨時間或其它數據變化而變化的數據,是企業公用的數據,同時又是動態數據的基礎。靜態數據包括系統設置所用到的數據和系統運行實際業務所用到的數據。動態數據是每筆具體業務發生時產生的數據,它隨時間點不同而變動。
  ERP系統就是根據這些基礎數據,按照內部邏輯經過運算形成各種報告報表,供企業的決策者來掌握經營生產狀況,從而進行分析和決策的。
  二、如何整理基礎數據
  基礎數據整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分,是一項艱苦細致的工作。我們可以從以下幾個步驟進行數據的整理。
  1、成立數據小組,確定工作進度。數據小組的職責是分析數據準備的范圍,建立ERP編碼體系,組織必要的培訓,制作數據搜集表格模板,監督數據收集質量,并負責數據的最終導入和使用。在工作執行上,數據小組要根據ERP項目的實施進度,制定基礎數據整理的時間表,安排好小組成員的分工,并定期召開小組會議,溝通問題,推進工作。
  2、數據整理自下而上、先易后難。任何工作都需要講究方式方法,數據整理概莫能外。ERP基礎數據整理一般應遵循先易后難的工作次序,容易整理的公共數據先行整理,需要多次求精的局部數據后行整理。靜態數據相對固定,且花費時間長,可以先開始整理,動態數據在系統切換前整理即可。
  3、把好數據錄入關。各部門報來的數據不是孤立無關的,數據小組在收齊基層報來的數據后,必須做好各部門人員的溝通與協調工作,綜合平衡后再進行統計匯總。然后,備份電子文檔和紙制文檔,并注明整理人員、完成時間和最后版本,再由專人錄入系統。
  三、基礎資料的后續維護
  數據質量是數據的生命,錯誤的數據不但沒有任何意義,而且干擾生產。對于靜態數據和動態數據都要不斷調整和優化,這是長期的、無止境的。及時錄入是保證數據質量的前提。單據錄入不過夜,不搞積壓突擊錄入,數據延遲錄入會造成系統數與實際數不一致,系統可信度和實用度降低。持續維護是提高數據質量的保證。不管如何努力,數據都不大可能百分百的準確,重要的是在具體工作中,通過系統運行結果與實際進行校驗,不斷修正數據和參數,使其逐步貼近生產、符合實際。
  總之,基礎數據整理是個艱苦細致的工作,數據質量的提高是個漸進和求精的過程。實施ERP的企業一定要高度重視基礎數據的整理,如果基礎數據達到了及時性、準確性和完整性的要求,系統切換上線只是水到渠成,ERP發揮效益也將近在咫尺。

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